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회의록 작성하는 법

벤치마킹에 이어 입사 후 가장 먼저 진행하게 되는 업무는 회의록 작성일 것이다. 회의록은 보통 프로젝트 진행 시 막내 기획자가 작성하는 것이 암암리의 룰이다. (입사후 회의를 참석하게 되면 멀뚱이 사람 구경하고 있지 말고 노트나 노트북으로 회의록을 작성하는 것이 센스있는 신입이 되는 지름길이다.)

그렇다면, 회의록은 어떻게 작성하는 것이 좋을까? 여기서 핵심은 '회의록은 단순히 회의록이 아니다.' 라는 것이다. 프로젝트에서 가장 중요한 히스토리 관리! 즉, 누가 언제 무엇을 어떻게 결정했고 그 다음 단계는 무엇을 진행 할 예정이며 이것이 잘되고 있는지 기록하는 업무이다.

더 나아가 주니어에서 시니어 직급이 되었을 때 회의를 어떤식으로 리드해야 하는지 의사결정을 어떻게 해야하는지 미리 학습할 수 있으므로 회의록 작성업무는 쉽게 볼 업무도 아니고 무시할 작은 업무도 아니라는 것을 알아두면 좋겠다.

본격적으로 회의록 작성방법에 대해 딱 10가지 핵심만 알아보도록 하자!

1.회의록은 회의 시작과 동시에 바빠도 회의 종료 후 1시간 이내 완료하자.

-가끔 신입중에 하루종일 회의록을 끌어안고 템플릿을 예쁘게 꾸미고 워딩을 다듬는 이들이 있다. 다 부질없다. 회의록은 실시간으로 작성해서 바로 공유되어야 한다. 노트건 노트북이건 회의록은 반드시 회의중에 실시간으로 작성하자. 그리고 회의록에 들일 시간을 아껴서 기획할 때 쓰도록 하자.

2.회의록 제목(또는 파일명)만 봐도 회의 내용을 알 수 있게 작성하자.

-회의록은 회의의 모든 내용을 작성하지만 보는 사람들은 몇 줄만으로 회의 내용을 파악할 수 있게 작성해야 한다. 어차피 우리는 항상 바쁘고, 회의록을 다 읽어 볼 시간은 부족하다. 그리고 혹여나 이슈가 터지면 회의록을 뒤져서 이슈의 원인과 책임자를 찾아야 하는 경우가 발생하므로 이슈가 터졌을 때 밤새 몇 십개의 회의록 문서를 뒤지고 싶지 않으면 제목(또는 파일명)을 명확하게 작성해 놓자. 예를 들어 특정 프로젝트의 결제 메뉴의 화면기획에 대해 수정 논의 회의가 있는 경우, '프로젝트명_oo메뉴_화면기획_수정1차_날짜' 형식으로 범위를 좁혀가며 제목 또는 파일명을 작성해 둔다. 이 방식이 반드시 정답은 아니고, 내용을 알아보기 쉽게 작성하면 된다.

3.'과거'-'현재'-'미래' 구조로 작성하자.

-프로젝트 시작전 OT가 아니고서야(OT라도 프로젝트 배경 정도의 과거는 있다.) 현재 회의전에 과거 회의가 있다. 과거 회의에서 중요한 내용 또는 제대로 논의하여 결론 내려지지 않은 것은 한번 리마인드 하자. 다시 말하지만 회의록에서 히스토리 관리가 정말 정말 중요하다.
-현재는 지금 논의해야 하는 agenda에 대해서 하나씩 이야기 하면 된다. 이것을 ‘왜’ 해야하고 ‘어떻게’ 진행하는 게 좋을지..또는 어떤 ’결론’을 내야 하는지 정리한다. -미래는 오늘 회의를 토대로 다음에 어떤 일을 진행하는 지 정리하는 것이다. 다음 단계가 없는 회의는 의미없다.

4.참석자 정보를 적자. -단 2명만 참석하는 소규모 회의도 있지만 몇 십명이 참석하는 회의도 있다. 모두 회사도 다르고 각 소속도 다르고 직급도 다를 수 있지만 반드시 모두 기록해 놓아야 한다. 모르는 분은 먼저 다가가 명함을 건내며 인사하면서 얼굴을 익히는 건 사회생활에서 아주 기본적인 센스다. 하지만 사정이 있어서 인사를 못나눈 경우, 동료에게 물어봐서라도 성함과 소속은 반드시 알아두자.

5.특정 참석자가 어떤 이야기를 하고 어떤 결론(의사결정)을 내렸는지 기록해야 한다. -누가 어떤 의견을 냈는지 기록하는 게 중요하다. 회사의 모든이들이 착한이들만 있으면 좋겠지만 그렇지 않을 때가 대다수다. 자기가 낸 의견에 오리발을 내밀며 책임을 회피하고 말을 바꾸는 경우가 있으므로 미리 대비해 두면 좋다. 그리고 이런식으로 회의록을 작성하면 텍스트만 봐도 회의때 분위기가 기억에 잘 남는다.

6.논의되는 모든 내용은 왠만하면 다 기록하자. 워딩은 다듬지 않아도 된다. -회의록은 절대 잘 읽히거나 문장이 잘 다듬어 지지 않아도 된다. 회의록의 핵심은 회의의 내용을 생동감있게 잘 담는 것이다.

7.회의 내용은 다 기록하지만 중요한 이슈는 요약해서 주요 논의 내용으로 정리하자. -회의록을 하나씩 꼼꼼하게 읽어보는 사람은 거의없다. 왜냐? 우리는 항상 바쁘니까. 회의록 본문 내용에 앞서서 ‘주요 논의 내용’ 또는 ‘회의 요약 내용’이라는 타이틀로 가장 중요하게 논의 된 내용 약 3개~5개 정도를 깔끔하게 요약해서 정리해 두자.(운이 좋으면 팀장님의 칭찬 한마디를 들을 수 있다.^^)

8.반드시 'next step'이 나와야 한다. 회의를 위한 회의는 의미없다. -오늘 회의에서는 어쩌구 저쩌구 이런 일에 대해 논의했습니다.는 의미없다. 그래서 앞으로…다음에는 뭘 할건데? 이게 핵심이다. 계속 무언가 일을 진척시키는 느낌이 있어야 프로젝트가 앞으로 나아가며 진행된다. 의미없는 회의는 프로젝트 폭망의 지름길이다.

9.회의록 작성을 완료하면 반드시 참석자와 의사결정권자들에게 공유해야 한다. -보통 회사의 업무 관련 메일을 공유하는 것은 책임을 함께 나누자는 뜻이다. ‘오늘 이런 회의를 진행했고, 이런 중요 agenda에 대해 우리 같이 논의 했어. 알겠지?.그러니까 이슈가 터져도 우리 같이 이슈에 대한 책임이 있고 같이 해결해야해. 팀장님아 난 회의내용 정리해서 공유했으니 나중에 딴소리 하면 안돼’ 라는 의미가 담겨있다. 혼자 폭탄 끌어안고 터지고 싶지 않으면 미리미리 공유하는 습관을 들이자.

10.바람직한 회의와 이상한 회의의 샘플을 마음속으로 기억하자.

-회의는 agenda와 의사결정이 가장 중요하다. 이 회의를 '왜'하는 것인지 주최자는 명확하게 알고 있어야 산으로 가는 회의와 마라톤 회의를 피할 수 있다. 길고 긴...절대 끝나지 않는 회의에 한번 참석해 보면 이게 얼마나 무서운지 깨닫게 될 것이다.(왠만한 공포영화 보다 무섭다;;)

-agenda는 최대한 자세히 준비하고 각 agenda 별 어떤 의사결정이 논의되어야 하는지 준비하면 회의 시간이 반으로 줄어 들수 있다. 착착착 진행되는 회의는 정말 행복하다.(하지만 이런 회의는 몇 년에 한번 볼까 말까 하는 회사생활의 판타지이니 기대하진 말자.)

-의사결정은 그냥 되는게 아니다. 반드시 의사결정권자가 중요한 일에 대해 제대로 판단하고 옳게 일을 진행하도록 실무단에서 자료와 문서를 잘 정리해서 공유하는게 중요하다. 다시말해 의사결정을 신속하게 하기 위한 근거를 잘 준비해서 회의에 참석해야 한다.

-제발 아무것도 없이 무턱대고 회의를 잡지말자. 결국 시간만 낭비하게 되고, 아무리 순발력 좋은 사람도 자판기 처럼 바로바로 아이디어가 나오진 않는다. 적어도 최소한의 레퍼런스나 손으로 대충 작성한 종이 쪼가리라도 들고 회의에 참석하는 것이 회의에 함께 참석한자들에 대한 예의다.